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Como apresentar dados em uma reunião sem ser chato?

reunioesNo horário marcado, todos se dirigem para a sala de reunião da empresa com suas pastas debaixo do braço e laptops a tira colo. Tomam seus lugares, fazem um breve silêncio e respiram fundo. A maioria está ali com ódio estampado no rosto, afinal de contas, sabem que será aquele blá-blá-blá e que nada será decidido. Você se identifica?

Você não é o único a pensar assim. O incômodo com reuniões de trabalho é generalizado. “47% das pessoas acham que reuniões não dão em nada e 73% admitiram realizar outros trabalhos durante elas. Os profissionais dizem que perdem 31 horas por mês em reuniões improdutivas”, afirma André Miceli coordenador do MBA em Marketing Digital da Fundação Getúlio Vargas de São Paulo.

As reuniões com apresentação de dados, por exemplo, deveria motivar os envolvidos e apontar falhas que pode ser melhoradas, ou seja, uma excelente oportunidade para alinhar expectativas e necessidades. Porém, na maioria das vezes, são cansativas, chatas e improdutivas.

Um ponto que gostaria de abordar é o uso do PowerPoint nas reuniões. Será que o seu uso exacerbado não tem contribuído (e muito) para tornar as reuniões tão vazias de engajamento?

Apesar de ser importantíssima no conjunto da apresentação, a parte visual não trabalha sozinha. Ela é um apoio, não um norte. Antes de mais nada, o apresentador precisa dominar o assunto sobre o qual irá falar. O passo seguinte é estar preparado para usar as ferramentas tecnológicas a seu favor. Só assim a apresentação atingirá o seu objetivo, de forma clara.

Se o apresentador não consegue improvisar e ir além do que está escrito nos slides, é sinal que não está seguro e preparado suficientemente. E se os ouvintes estão menos participativos, apenas absorvendo os “bullet points”, é porque o roteiro do apresentador está engessado e pouco engajador. É o típico problema do apresentador que usa o material como muleta e não como complemento da mensagem, que só fala exatamente o que está na tela. Expõe dados e e não desenvolve o assunto, o significado real do que foi coletado.

Deixo claro que o PowerPoint não é um vilão, é apenas uma ferramenta que está sendo utilizada de forma inadequada. E esse não é o único fator que prejudica uma reunião. Para que esse “encontro” seja de fato produtivo e realmente interessante, é fundamental que o apresentador fique atento a algumas atitudes simples, tais como:

1) Analisar se a reunião é realmente necessária;
2) Ter objetivos claros;
3) Estabelecer um tempo de duração suficiente para desenvolver o conteúdo, tirar dúvidas e concluir sem “cansar” os participantes;
4) Convidar os participantes corretos. Limitar o número de participantes;
5) Criar um material convidativo, simples e objetivo;
6) Organizar os dados de forma objetiva e mostrar a sua importância;
7) Apresentar somente dados relevantes e que possam ser desenvolvidos dentro do tempo da reunião.
8) Abrir espaço para tirar dúvidas e conversar com os participantes.

É fundamental planejar com antecedência tudo o que será apresentado, mas saiba que o improviso faz parte e muitas vezes é o que torna uma simples reunião, em um encontro de sucesso.

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